Text copied to clipboard!
Cím
Text copied to clipboard!Találkozószervező
Leírás
Text copied to clipboard!
Olyan Találkozószervezőt keresünk, aki magabiztosan kezeli a megbeszélések, értekezletek, ügyféltalálkozók és belső események teljes szervezési folyamatát. Ebben a szerepkörben a munkatárs kulcsszerepet játszik abban, hogy a résztvevők időben, megfelelő információkkal és zökkenőmentes logisztikai háttérrel vehessenek részt a különböző találkozókon. A pozíció ideális olyan precíz, jól kommunikáló és kiváló szervezőkészséggel rendelkező szakemberek számára, akik egyszerre több feladatot is képesek átlátni és hatékonyan kezelni.
A Találkozószervező feladata nem csupán az időpontok egyeztetése, hanem a teljes folyamat összehangolása a résztvevők, vezetők, partnerek és szolgáltatók között. Ide tartozik a naptárak kezelése, a helyszínek lefoglalása, az online meeting platformok előkészítése, a meghívók kiküldése, a napirendek összeállításának támogatása, valamint az esetleges változások gyors és pontos kommunikálása. A sikeres jelölt képes előre gondolkodni, felismerni a lehetséges ütközéseket, és proaktívan megoldásokat javasolni.
A munkakör jelentős adminisztratív és kapcsolattartási elemeket is tartalmaz. A Találkozószervező rendszeresen együttműködik különböző osztályokkal, külső partnerekkel és vezetői asszisztensekkel annak érdekében, hogy minden esemény professzionális színvonalon valósuljon meg. Fontos, hogy a jelölt diszkréten kezelje a bizalmas információkat, pontos nyilvántartásokat vezessen, és figyelmet fordítson a részletekre, legyen szó résztvevői listákról, technikai igényekről vagy utókövetési feladatokról.
Ez a pozíció olyan személynek való, aki szereti a strukturált munkavégzést, ugyanakkor rugalmasan reagál a gyorsan változó igényekre. A napi feladatok során elengedhetetlen a kiváló időgazdálkodás, a problémamegoldó szemlélet és az ügyfélközpontú hozzáállás. A Találkozószervező hozzájárul a szervezet hatékony működéséhez azáltal, hogy biztosítja a megbeszélések gördülékeny lebonyolítását, csökkenti a szervezési hibák kockázatát, és támogatja a résztvevők produktív együttműködését.
A szerepkörben dolgozó szakembernek magabiztosan kell használnia digitális naptárkezelő és kommunikációs eszközöket, valamint képesnek kell lennie több prioritás egyidejű kezelésére. Előnyt jelent a vállalati környezetben szerzett tapasztalat, az eseményszervezési háttér, valamint az a képesség, hogy a jelölt nyugodt és professzionális maradjon nyomás alatt is. Ha Ön olyan munkát keres, ahol a szervezés, a koordináció és a kapcsolattartás központi szerepet kap, ez a lehetőség kiváló szakmai fejlődést kínál.
Felelősségek
Text copied to clipboard!- Találkozók, megbeszélések és értekezletek időpontjának egyeztetése
- Résztvevői naptárak összehangolása és ütközések kezelése
- Helyszínek vagy online meeting platformok lefoglalása és előkészítése
- Meghívók, emlékeztetők és kapcsolódó információk kiküldése
- Napirendek és háttéranyagok összeállításának támogatása
- Kapcsolattartás belső csapatokkal, vezetőkkel és külső partnerekkel
- Technikai és logisztikai igények koordinálása a találkozók előtt
- Változások, lemondások és újraütemezések gyors kezelése
- Találkozókkal kapcsolatos adminisztráció és nyilvántartások vezetése
- Utókövetési feladatok és teendők összegzése a résztvevők számára
Elvárások
Text copied to clipboard!- Középfokú vagy felsőfokú végzettség adminisztratív vagy kapcsolódó területen
- Kiváló szervezőkészség és magas szintű pontosság
- Erős írásbeli és szóbeli kommunikációs készség magyar nyelven
- Digitális naptárkezelő és irodai szoftverek magabiztos használata
- Képesség több feladat párhuzamos kezelésére határidők mellett
- Proaktív problémamegoldó szemlélet és rugalmasság
- Tapasztalat adminisztratív, koordinációs vagy asszisztensi munkakörben
- Diszkréció és bizalmas információk felelős kezelése
Lehetséges interjú kérdések
Text copied to clipboard!- Milyen tapasztalata van találkozók vagy események szervezésében?
- Hogyan kezeli az egymással ütköző időpontokat és prioritásokat?
- Milyen naptárkezelő vagy együttműködési eszközöket használt korábban?
- Hogyan biztosítja, hogy minden résztvevő időben megkapja a szükséges információkat?
- Meséljen egy helyzetről, amikor gyorsan kellett újraszerveznie egy megbeszélést.
- Mennyire érzi magát magabiztosnak több érintett közötti koordinációban?
- Hogyan kezeli a bizalmas vagy érzékeny információkat a munkája során?
